Edition 06 | 2017

MARCHÉ DU TRAVAIL

Programme «eAC»

La fin du courrier postal est proche

Le SECO numérise les services de l’assurance-chômage et souhaite les rendre plus attrayants pour les demandeurs d’emploi et les employeurs. C’est pourquoi il regroupe certains sites Internet comme espace-emploi.ch et job-room.ch dans un nouveau portail. Ce système joue un rôle important dans la mise en œuvre de la nouvelle obligation d’annoncer les postes vacants.

Par Daniel Fleischmann, rédacteur de PANORAMA

Le programme «eAC» a été lancé fin 2016 sous le slogan «L’orientation client comme moteur de la numérisation». Son achèvement est prévu pour 2020. Il a pour objectif d’apporter une plus-value à tous les acteurs impliqués. Le nouveau portail commun permettra ainsi d’unifier les principaux sites Internet de l’assurance-chômage (AC) et d’offrir un accès numérique aux divers services proposés. Nicole Barbato, conseillère en personnel et responsable de secteur à l’ORP de Schaffhouse, exprime son soulagement à l’annonce de ce projet: «Enfin ça bouge!» Elle est en effet chaque jour directement confrontée à l’impossibilité d’utiliser le potentiel du numérique pour communiquer: «La personne qui perd son emploi doit d’abord s’annoncer à l’ORP. Puis vient une deuxième inscription manuscrite auprès de la caisse de chômage, qui contient plus ou moins les mêmes informations. En outre, le dernier employeur doit livrer une attestation de travail, également sur papier, et l’envoyer par fax ou par courrier.» Il en va de même en ce qui concerne les preuves de recherches d’emploi, que les bénéficiaires de prestations doivent remplir et adresser chaque mois à l’ORP et qui sont contrôlées par le SECO. Seules les personnes capables d’introduire une signature valable dans le document peuvent utiliser le courrier électronique – «Une personne sur six le fait», précise Nicole Barbato. L’ORP reçoit la plupart des autres documents par la poste ou par fax, pour ensuite les scanner et les introduire dans un système de gestion documentaire. Ces procédures génèrent du travail que l’on pourrait éviter. Les experts estiment que chaque formulaire entraîne des frais de traitement de dix francs (pour l’impression, la mise sous pli, l’envoi, l’ouverture et le scannage). Pour ce seul processus, le total des coûts à la charge du SECO, des caisses d’assurance-chômage, des ORP, des demandeurs d’emploi, des prestataires de mesures du marché du travail et des employeurs se chiffre en millions.

Obligation d’annoncer les postes vacants via le portail Web

Diverses démarches de modernisation des services de l’AC sont en cours au SECO. Les projets «SIPACfuture», «Modernisation PLASTA» et le programme «eAC», menés conjointement avec d’autres projets, ont pour objectif de faire un grand bond en avant dans la modernisation (voir encadré). La commission de surveillance de l’AC accompagne de près cette initiative stratégique. À cet effet, le SECO a mis en place des structures de projet selon la méthode Hermes. Les partenaires ainsi que les parties directement concernées sont intégrés dans la plupart des projets. Des prestataires de services y participent également. Davide Li Cavoli, copropriétaire du cabinet de conseil ASP Inteco et conseiller senior, est responsable du programme «eAC». Pour la mise en œuvre de ce dernier, Davide Li Cavoli doit respecter des échéances strictes. Premier jalon: la mise en ligne d’un nouveau portail (en principe pour le premier trimestre 2018). Cette étape permettra de poser les fondements du deuxième jalon, à savoir la réalisation des prestations électroniques et la mise en œuvre de l’obligation d’annoncer les postes vacants, en lien avec l’initiative sur l’immigration de masse. Les projets partiels sont les suivants:
– Harmonisation des sites Internet: les sites espace-emploi.ch et eures.ch seront harmonisés et associés à job-room.ch et à amstat.ch pour former un nouveau portail dont le nom n’est pas encore connu.
– Services en ligne: certaines procédures (préinscription des demandeurs d’emploi, preuves de recherche d’emploi, données de l’assuré, etc.) pourront être traitées en ligne et seront intégrées dans le système.
– Placement/Job-Room: à la suite de l’initiative sur l’immigration de masse, Job-Room sera redéfini sous forme de service afin d’y intégrer l’obligation faite aux employeurs d’annoncer les postes vacants dans les branches qui afficheront plus de 5% de chômage.
De manière générale, le nouveau portail est conçu comme une porte d’entrée pour toutes les parties prenantes de l’AC. Comme c’est en principe le cas des autres projets de cyberadministration, il est aussi prévu de simplifier les processus de travail au niveau de l’information, de la communication et de la transmission. Exemples:
– Les demandeurs d’emploi doivent pouvoir introduire sur Internet leur inscription ou les preuves de leur recherche d’emploi et les compléter en téléchargeant des justificatifs. En outre, ces personnes ont la possibilité de s’informer sur les offres d’emploi avant leur publication (longueur d’avance en matière d’information) ou de recevoir des annonces pour des postes mis au concours. Les personnes qui n’ont pas accès à Internet ou qui ne disposent pas des compétences pour le faire garderont la possibilité d’utiliser les anciens canaux de communication.
– Les employeurs bénéficient de diverses facilités par la voie numérique et obtiennent l’accès aux profils activés des demandeurs d’emploi – aujourd’hui, ils doivent s’adresser aux ORP pour obtenir l’accès aux dossiers des candidats à l’emploi. Ils peuvent en outre sauvegarder des profils de recherche, qui seront plus détaillés qu’autrefois et qui permettront, grâce à la recherche plein texte, non seulement de trouver des métiers (cuisinier, par exemple), mais aussi des compétences différenciées (cuisine de poisson, par exemple).
– Les médias trouvent dans le portail unique les adresses et les liens des offices cantonaux du travail, les communiqués de presse de l’AC ou les analyses statistiques sur le chômage et le placement.
Le traitement informatique implique d’harmoniser en partie les processus dans les cantons (ORP, centres logistiques des mesures du marché du travail, offices cantonaux et caisses de chômage) ainsi qu’au SECO.

Encadré

Autres projets

La commission de surveillance de l’AC a donné, en décembre 2016, son feu vert pour le programme «eAC». Outre ce dernier, d’autres projets informatiques se déroulent actuellement au SECO:
– Le projet «Modernisation PLASTA» met à jour le système d’information en matière de placement et de statistiques du marché du travail. Le projet a fait l’objet d’un appel d’offres public. Il est prévu de terminer la phase de conceptualisation et d’évaluer la mise au concours au troisième trimestre 2018.
– Le projet «SIPACfuture» doit permettre au SECO et aux caisses de chômage de passer conjointement du système actuel d’acheminement et de paiements des prestations de l’AC à un système modernisé et numérique. Il est prévu d’introduire «SIPACfuture» au printemps 2020, de concert avec les caisses de chômage. Ce nouveau système sera lié au portail Web de l’AC. Ses services en ligne pourront être consultés, par exemple, pour se renseigner sur l’état des versements en cours de traitement.
– Le projet «Interfaces GED» a pour objectif de relier les deux systèmes mentionnés de gestion documentaire de façon à permettre l’échange électronique des informations et des justificatifs. La réduction des redondances améliorera l’efficience et diminuera les quantités de papier utilisées.

Encadré

Projets cantonaux

Fabio Müller se définit comme un «digital immigrant»: à 43 ans, il utilise les avantages d’Internet, mais il n’a pas grandi avec. Il comprend bien que les petites entreprises soient encore nombreuses à traiter leurs processus administratifs sur documents papier. Mais il est d’avis que les échanges de données pourraient être plus simples et plus efficaces. Fabio Müller dirige la fondation Zukunft Thurgau, qui soutient les demandeurs d’emploi en vue de leur insertion dans le monde du travail. Il estime que 80 à 90% des informations transmises au canton le sont selon l’ancien modèle: «Inscriptions, autorisations, rapports: tout cela se glisse dans une enveloppe, puis va à la poste.» Les idées novatrices de Fabio Müller ont été accueillies positivement par le canton. «Hello Digital!», tel est le nom du projet récemment lancé. «J’y vois un énorme potentiel d’économie, relève le directeur. Mais attention, pour cette démarche, nous avons besoin de canaux d’information sécurisés et de solutions de chiffrement.» Les cantons eux-mêmes ont donc encore une marge de progression dans le domaine de la cyberadministration. Comme le confirme Lucie Hribal, porte-parole de l’Office zurichois de l’économie et du travail, le canton de Zurich a donné un exemple dans ce sens en introduisant, en 2016, le service intitulé «IncaMail». Ce dernier garantit l’envoi de courriels confidentiels entre les services chargés de l’exécution de l’AC et les personnes en recherche d’emploi ou tout autre destinataire externe, et cela de façon sécurisée, vérifiable et conforme à la protection des données.

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Le prochain numéro paraîtra le 19 juin. Focus: Slashing